Специалистами “ЮКОЛА-ИНФО-Брест” внедрена система электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси», которая вывела на качественно новый уровень механизм организации делопроизводства на крупном деревообрабатывающем предприятии, включающий процессы: учет входящей/исходящей корреспонденции; учет обращений граждан; внутренний документооборот; учет и контроль исполнения поручений.
На базе программы документооборота автоматизированы:
- Учет входящей, исходящей корреспонденции;
- Учет обращений граждан и административных процедур и решений;
- Внутренний документооборот;
- Учет и контроль исполнения поручений.
Результаты внедрения электронного документооборота:
- Разработаны новые регламенты делопроизводства, унифицированы различные виды документов с использованием шаблонов файлов, в том числе определены и настроены необходимые шаблоны процессов;
- Сократилось время на создание и регистрацию документов за счет использования электронных журналов. Единое информационное пространство со структурированной системой хранения документации позволяет осуществлять оперативный поиск нужного документа с возможностью просмотра истории;
- Оптимизирован документооборот за счет электронного обмена документами между подразделениями, сведения к минимуму размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документов и электронного согласования договоров.
- Повысилась производительность за счет быстрого доступа к документации.
- Повысилась исполнительская дисциплина благодаря наличию в системе полной информации о поставленных задачах исполнителю с указанием сроков исполнения и результатов выполнения работ, возможности отслеживания текущего состояния документа.
- Настроен оперативный обмен электронными документами с контрагентами-абонентами посредством СМДО;
- Разработано централизованное безопасное пространство, аккумулирующее большой объем документации, способное предоставлять оперативный доступ к документам (в зависимости от прав пользователей).
Количество пользователей системы: 170