Дата внедрения: 2020
Дата занесения: 20.11.2020
Отрасль: Оборонно-промышленное предприятие
Направления деятельности компании «СофтЭксперт»: Автоматизация документооборота
Внедрённые продукты: «1С: Документооборот 8 КОРП»
Специалисты отдела внедрения систем электронного документооборота доработали типовую конфигурацию «1С: Документооборот», для автоматизации процесса работы с рекламациями одного из крупных предприятий Тульской области.
О клиенте
Нашим клиентом выступило крупное и высокотехнологичное предприятие, выпускающее продукцию военного назначения. Оно давно сотрудничает с «СофтЭксперт» по построению IT-инфраструктуры, а также в сфере внедрения программных продуктов 1С – наши специалисты помогали с внедрением «1С: Документооборот», а также «1С:Управление промышленным предприятием» и «1С: ERP». Таким образом, создание системы для работы с рекламациями стало новым витком автоматизации бизнес-процессов на предприятии.
Значение рекламационной работы на промышленном предприятии
Рекламация – это претензия к качеству проданного товара, выполненной работы или предоставленной услуги. Рекламация содержит требования возврата товара, устранения недостатков или замены товара на другой, соответствующий условиям контракта.
Рекламационная деятельность на предприятии – это деятельность достаточно сложная и строго регламентированная. Но при этом она выполняет важную функцию: позволяет оценить, насколько потребители удовлетворены качеством продукции. В конечном итоге, анализ рекламаций вносит вклад в понимание конкурентоспособности бизнеса. Отсюда – важность правильной организации этой работы.
Цели проекта
Работа над рекламацией, будь то входящий или исходящий документ, требует существенных затрат по времени, и, что очень важно, это время строго регламентировано ГОСТ. В процессе рекламационной работы задействовано множество подразделений:
- отдел технического контроля (следит за соответствием продукции установленным требованиям);
- сотрудники производства (отвечают за качество выпускаемого изделия);
- конструкторская служба (разрабатывает программы исследования изделий);
- руководящий состав предприятия (контролирует весь ход производства).
Все эти подразделения должны слаженно и быстро взаимодействовать, чтобы оперативно отреагировать на поступившую рекламацию и не нарушить сроки, установленные нормативными актами. При этом важно также собрать статистику о качестве выпускаемого продукта.
Исходя из этого были определены цели проекта:
1. Сбор, обработка, хранение и представление данных по рекламационной работе предприятия.
2. Повышение оперативности выполнения обязательств по восстановлению исправного состояния изделия, согласно установленных сроков.
3. Сокращение времени на подготовку пакета документов.
4. Создание системы сбора статистики по рекламационной работе предприятия, в различных разрезах (по изделиям, контрагентам, определенным периодам и т.д.), для возможности оперативного принятия управленческих решений.
Выполненные работы
Специалисты «СофтЭксперт» совместно с представителями предприятия приняли решение использовать для реализации поставленной задачи систему «1С:Документооборот КОРП». Она отвечает требованиям заказчика, поскольку дает возможность работать с различными видами документов, позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки документов разного уровня сложности, гибко настраивать права доступа пользователей к различным объектам системы (видам документов, папкам, отчетам и проч.), согласно их должностных обязанностей. А благодаря открытому коду системы можно доработать конфигурацию под индивидуальные требования заказчика.
1. В ходе работы над проектом наши специалисты 1С разработали шаблоны автозаполняемых форм документов согласно ГОСТ РВ 15.703-2019 (уведомление о вызове представителя поставщика, рекламационный акт, удостоверение на выезд представителя поставщика к контрагенту для устранения неисправностей, техническое задание, акт удовлетворения рекламации и другие).
2. Были автоматизированы процессы обработки документов.
3. Был реализован нестандартный для 1С:ДО механизм отслеживания комплектности рекламационных документов. При создании документа всегда указывается документ-основание, что позволяет собрать всю цепочку документов воедино и таким образом отследить полноту комплектности, исполнителей и сроки, а это очень важно, поскольку, согласно ГОСТ, срок исправления недостатков жестко регламентирован.
4. Разработаны отчетные формы, позволяющие собирать статистику по различным разрезам данных. Можно узнать, например, все типы неисправности по определенному изделию за указанный период или количество рекламаций, выставленных тем или иным контрагентом за определенный период времени.
Итоги проекта
1. Существенно упрощается процесс составления комплекта документов, необходимых для предъявления либо для рассмотрения рекламаций, а также сокращается время на подготовку документов.
2. Упрощены процессы регистрации, учета, хранения и поиска рекламационных документов;
3. Повышается оперативность выполнения обязательств по восстановлению исправного состояния изделия;
4. Разработанные отчетные формы позволяют вести контроль полученных и предъявленных рекламаций, а также анализировать и обобщать результаты претензионной работы. Таким образом, руководство предприятия получает ценные данные, чтобы принимать меры по повышению качества выпускаемых изделий.
Если вас интересуют услуги по внедрению систем электронного документооборота в вашей организации, обращайтесь к нам!
Контактная информация:
Тарасова Елена Генриховна
Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД