9 июня 2021 года стало известно о том, что специалистами самарского филиала «1С-Рарус» завершена автоматизация 1200 рабочих мест на базе «1С:Документооборот КОРП» в ООО «Средневолжская газовая компания» (ООО «СВГК»). С помощью системы «1С:Документооборот КОРП» организовано централизованное, структурированное хранение электронных документов, сокращены сроки поиска необходимых документов и дел, полностью исключен риск потери документов.
Как пояснялось, в ООО «СВГК» работает более 5 тыс. человек, что создает обширный внутренний и внешний документооборот. Ежедневно в компании ведется работа с 10 000 контрагентами, а это более 45 000 документов объемом от 1 до 50 листов. До автоматизации сотрудники обменивались информацией через e-mail и бумажные носители, что увеличивало сроки согласования документов. Отсутствовали инструменты контроля исполнения, которые позволили анализировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами компании в разрезе подразделений и сотрудников компании. Перечисленные особенности имеющейся системы порой приводили к различным издержкам, неэффективному использованию ресурсов, затрудняли принятие отдельных управленческих решений.
С учетом возникающих проблем руководством ООО «СВГК» было принято решение организовать единую информационную систему на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП». Исполнителем работ по внедрению стали специалисты компании «1С-Рарус» в Самаре.
Результаты проекта
«1С:Документооборот КОРП» сделал прозрачным и удобным процесс согласования внутренних документов. Автоматизировано 1200 рабочих мест: теперь каждый сотрудник в режиме реального времени видит статус, местонахождение документа и ответственного за его согласование, имея возможность влиять на ускорение согласования. Выполнение внутреннего регламента согласования документов стало комфортным для сотрудников.
Переход на электронный документооборот позволил свести к нулю риск потери документов, т.к. необходимая документация хранится в единой системе и доступна для сотрудников в любое время.
За счет автоматизации операционных процессов документооборота оптимизировалось согласование приказов, служебных записок, исходящей корреспонденции.
Оптимизировался контроль исполнения приказов, служебных записок, входящих документов и рассылки организационно-распорядительной документации на исполнение.
На 30% сократились операционные и административные расходы (бумага и расходные материалы, транспортные и почтовые расходы) за счет отказа от бумаги и транспортировки документации из офиса в офис. Оформление документов, отправка и доставка происходит в режиме реального времени с помощью «1С:Документооборот КОРП».
Впервые в компании используется на 100% процесс безбумажного документооборота, в который вовлечены 1200 сотрудников компании, с оборотом более 45 000 документов в месяц. Проект не только социально-значимый в рамках СВГК, позволяет сотрудникам держать социально-значимую дистанцию, но и экологичный — за счет экономии бумаги и электроэнергии при печати документов.
Внедрение системы «1С:Документооборот КОРП» в срок позволило СВГК без потерь перевести сотрудников на удаленный режим работы в период карантина. С марта 2020 года компания полностью перешла в онлайн-режим, сохранив при этом эффективность работы с внутренним документооборотом. На июнь 2021 года часть подразделений продолжает работать удаленно.
В результате проекта выросли уровень и скорость обработки обращения граждан, обработка и хранение обращений реализованы в единой базе. Теперь на основании входящего документа в системе создается обращение и направляется ответственному лицу на рассмотрение в электронном виде, что позволяет сократить срок рассмотрения в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 N 59-ФЗ.
Для руководителей подразделений упростилась задача контроля задач, исполняемых подчиненными работниками. Теперь не нужно держать всю информацию в голове или вести какие-то реестры в электронных таблицах. Достаточно открыть в Документообороте раздел «Задачи отдела», где по каждому работнику видны текущие задачи. Удобно использовать систему в качестве своеобразной «напоминалки» о задачах, находящихся в работе. Также отпала необходимость в копировании договоров для передачи копий в бухгалтерию и подразделению-исполнителю. Теперь эта информация передается в электронном виде. Все это позволило частично сократить трудозатраты на работу с документами.
Селиванов Константин, руководитель ИТ-отдела