Описание проекта
Ранее «Атлас Девелопмент» приобрел программу «1С:Документооборот ПРОФ» для автоматизации документооборота в компании. Но из-за нехватки сотрудников, внедрение программы так и не было реализовано. Поэтому руководство компании «Атлас Девелопмент» приняло решение обратиться в компанию «Первый Бит».
Главная задача, которая была поставлена перед специалистами Первого Бита – это ускорение процессов согласования и организация правильного хранения всей информации. Стало понятно, что необходим апргейд прежней ПРОФ версии на «1С:Документооборот КОРП», т.к компании нужны более сложные комплексные процессы. Например, важно было видеть, какие документы относятся к тем или иным проектам, какие задачи были в определенном проекте, кто назначен ответственным за конкректный процесс.
Компании был предоставлен поэтапный план внедрения программы 1С:Документооборот КОРП с полным описанием каждого блока. В ходе реализации плана специалисты Первого Бита выполнили следующие работы:
- Настроили управление нормативно-справочной информации (НСИ): установили параметры в настройках программы, проверили и заполнили справочники НСИ в соответствии с требованиями компании и обучили пользователей по ведению НСИ.
- Внедрили модуль «Регистрация входящих и исходящих документов». Настроили шаблоны по процессам работы с документами.
- Внедрили модуль «ОРД (организационно-распорядительные документы)». Теперь настроено автоматическое заполнение шаблонов приказа. Обработка в электронном виде всех организационно-распорядительных документов происходит быстрее.
- Внедрили модуль «Учет договоров». С помощью этого модуля можно точно отслеживать срок подготовки договоров. Определили ответственных за согласование, утверждение и регистрацию договоров, а так же настроили шаблоны процессов обработки.
- Внедрили модуль «Контроль исполнительской дисциплины». Адаптировали отчет по контролю исполнительской дисциплины под необходимые требования. Теперь все задачи со сроками и описанием, поэтому выполнение их происходит быстрее и качественнее.
- Внедрили модуль «Автозаполнение файлов». Настроили автозаполняемые шаблоны договоров и автозаполнение всех необходимых реквизитов. Таким образом, минимизировали человеческий фактор и ошибки, связанные с ним, а также сократили сроки согласования таких документов, т.к. определили ответственных по данному процессу.
- Внедрили модуль «Хранение файлов». Все файлы теперь хранятся в одном месте, это сокращает время на поиск нужных файлов. Сейчас компания отслеживает все изменения, внесенные в файлы, видит кто и что внес, или если что-то случайно удалили, можно вернуть предыдущую версию файла, это упрощает контроль над работой с файлами.
- Внедрили модуль «Учет проектов». Теперь весь жизненный цикл проекта ведется в программе. По каждому проекту можно увидеть ответственных, документы, файлы, переписки и трудозатраты. Это все экономит время и облегчает контроль исполнения проектных задач.
- Внедрили модуль «Учет мероприятий». Теперь с помощью программы быстрее идет подготовка и проведение каких-либо мероприятий. Итогом мероприятия всегда являются какие-либо принятые решения, процессы по их реализации и ответственные. Это все отражается в программе, таким образом, сокращается время на подготовку и проведение мероприятия и упрощает контроль исполнения принятых решений.
- Обучили сотрудников компании работе в 1С:Документооборот КОРП.
«..Ранее мы тратили очень много времени на оформление документов. Сложно было контролироваьт стадии подпсиания и согласования договоров. Мы обратились в Первый Бит, так как ранее уже встречались с сотрудниками по другим вопросам и были наслышаны об их компетенциях и большом опыте. Мы встретились, обсудили все наши проблемы, пожаления и результаты, которые хотели бы получить. Главная задача, которая была поставлена перед специалистами Первого Бита, – это ускорение процессов согласования и организация правильного хранения всей информации..» — Мария Звягинцева, руководитель направления по стандартизации бизнес-процессов.
Цели и задачи проекта
- Автоматизация документооборота
- Ускорение процессов электронного формирования и согласования договоров
- Сокращение рисков потери документов и настройка быстрого поиска файлов
- Организация контроля исполнения проектных задач
Результаты работы над проектом
В результате внедрения решения «1С:Документооборот КОРП» удалось полностью автоматизировать процесс документооборота, а именно:
- Сократить временные затраты на согласование и утверждение договоров, так как теперь определены ответственные сотрудники, настроены маршруты и шаблоны.
- Сократить риски по утере договоров и кадровых документов, теперь все хранится в одном месте, в определенных папках и установлены ответственные за работу с документами.
- Повысить уровень дисциплины, так как есть ответственный за контролем исполнительской дисциплины, известны какие поручения выполнены, а какие нет и по какой причине. Также стало проще отслеживать трудозатраты сотрудников, в результате настройки учета рабочего времени.
- Сократить время с ознакомлением распоряжений и приказов, т.к. настроены маршруты движения документов, шаблоны, определены ответственные за работу с документами, и таким образом, стало легче контролировать исполнение приказов.
- Сократить время на поиск нужных файлов и риски их утери, теперь все файлы хранятся в одном месте и структурированы, определены ответственные за папки и права доступов к файлам, также теперь можно легко отследить историю каких-либо изменений в файлах.
- Сократить трудозатраты на нестандартные комплексные процессы, так как теперь есть возможность формировать и запускать множество проектов в одном комплексном процессе, выбирать ответственных и исполнителей, указывать необходимые сроки, отслеживать какие документы и задачи были в конкретном проекте.
- Сократить время на подготовку и упростить проведение различных мероприятий в компании. Сейчас можно легко отследить будет ли занят нужный сотрудник в момент проведения мероприятия, оповестить его о проведения собрания, подготовить и прикрепить необходимы материалы к мероприятию, зафиксировать принятые решения и подготовить протокол.