В апреле компания ООО «Села Ритейл» проводила тендер по выбору программного продукта для ведения внутреннего документооборота, в том числе модуля согласования договоров и формирования электронного архива договоров компании.
Был подготовлен видеоролик презентации продукта, возможности которого были продемонстрированы Вице-президенту Компании SELA Эдуарду Остроброду.
После проведения презентации было принято решение о заключении договора на покупку ПО 1С:Документооборот КОРП, проведено обследование и внедрение.
Первоначально был проведен анализ бумажного архива договоров, сверка с реестром договоров, который ранее велся в электронных таблицах.
В ходе проекта автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет рабочего времени
- Учет договоров
В результате планомерного внедрения разных блоков 1С:Документооборота сократились сроки согласования договоров, появилась возможность контроля сроков подписания договоров, своевременной передачи договоров в архив, появилась возможность просмотра договоров в электронном виде.
Программа позволяет формировать контрольные отчеты с заданными параметрами. Создан электронный архив технической строительной документации, архив комплектов документов по созданию и закрытию обособленных подразделений.
Ведется учет сроков действия выданных доверенностей, отслеживаются сроки действия лицензий и рекламных вывесок.
Документы стали более доступны и «всегда под рукой». При поступлении требований от контролирующих органов, документы из программы 1С:Документооборот КОРП выгружается в электронном виде и направляются по системе ТКС.
Существенно сократилось время на поиск документов в архиве, оцифровку.
Программа интегрирована с программой 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП и с программой 1С:ERP Управление предприятием 2
В настоящее время осуществляется техническая и методологическая поддержка системы.
Выполненные в ходе проекта работы
В ходе работ по внедрению «1С:Документооборот КОРП» в компании SELA были выполнены следующие работы:
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия»
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Индивидуальное обучение в офисе заказчик
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Дистанционное обучение пользователей
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия»
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
Работы по адаптации типового решения
Программный продукт «1С:Документооборот КОРП» был настроен согласно требованиям компании SELA, в частности были выполнены следующие работы по настройке и адаптации программного продукта:
- Загрузка файлов из MS Excel для создания базы договоров за предыдущие 10 лет
- Создание матрицы маршрутов согласований и делегирования задач после увольнения сотрудников в рамках работы с договорами
- Согласование тендерной документации в рамках работы по автоматизации управления закупками (в точм числе создание, согласование и регистрация договора заключаемого по результатам тендера)
- Автоматизация рассылок отчетов по документам и исполнительской дисциплине сотрудников предприятия
- Настроена регулярная синхронизация с 1С:ЗУП в части структуры предприятия, сотрудников и их ролей в системе документооборота
- Настроена регулярная синхронизация с 1С:ERP в рамках работы с контрагентами
Дополнительно были автоматизированы задачи учета лицензий, довереностей, строительной документации. Настроено планирование учета рабочего времени сотрудников предприятия. Настроены и запущены в работу бизнес-события по контролю сроков документов и многое другое.
Информация о заказчике проекта
SELA – это комфортные, модные коллекции для уверенных в себе людей, имеющих свой стиль, стремящихся получать удовольствие от современной жизни, и быть привлекательными для окружающих.
Основанная в 1991 году, SELA стала одним из признанных лидеров по созданию коллекций одежды в стиле casual.
SELA прошла путь от небольших магазинов ассортимента для всей семьи, до общенационального бренда модной одежды. Они были первыми, кто реализовал на российском рынке собственную концепцию фирменной розничной торговли, основанную на четком описании всех бизнес-процессов и стандартов. В последующем, их опыт был заимствован многими fashion-компаниями на территории России.
Смотрите также: