В новой версии 2.1.17 программы «1С:Документооборот» реализован ряд полезных функций и механизмов.
Среди них возможности удаленной работы персонала, а также методики для её быстрого и эффективного внедрения. Версия 2.1.17 входит в антикризисный комплект поставки.
Ниже мы приводим основные изменения в программе.
Готовая база для удаленной работы
В комплект поставки входит готовая база, настроенная для удаленной работы – 1С:Документооборот КОРП (база для удаленной работы).
Просто разверните ее и можно работать:
- В базе уже настроены файлы, форум, мероприятия, проекты, учет времени.
- В общих файлах размещен дистрибутив платформы для скачивания сотрудниками.
- В общих файлах размещены материалы для быстрой организации удаленной работы сотрудников
Среди общих файлов этой базы данных есть следующие материалы:
- Инструкции для руководителей команд
- Полезные советы
- Регламенты и инструкции
- Технические вопросы по удаленному подключению
Обратите внимание – приведенные выше материалы, это только возможные методики, их применение в конкретной организации должно определяться руководителями
Состав готовой базы для удаленной работы
В базу заведен только один пользователь Администратор с полными правами. 2. В справочник Файлы демонстрационной конфигурации добавлен готовый пакет регламентов, инструкций и прочих документов для быстрой организации удаленной работы сотрудников.
В папке Дистрибутивы – дистрибутив тонкого клиента платформы «1С:Предприятие». Доступен всем пользователям только на чтение.
Папка Общие файлы – пустая с полным доступом для всех пользователей.
- В папке Удаленная работа – пакет документов для организации удаленной работы сотрудников предприятия;
- Приказ об организации взаимодействия сотрудников при удаленном режиме;
- Приказ об организации удаленного режима работы
Раздел Регламенты и инструкции:
- Основная информация по удаленной работе для руководителей подразделений
- Инструкция по установке мобильного приложения
- Чат и видеозвонки. Общая инструкция
- Регламент по выносу техники для удаленной работы сотрудников ○ Приложение к Регламенту по выносу техники. Бланк материального пропуска
- Инструкция по созданию отсутствий
- Инструкция по созданию ежедневных отчетов
Раздел Полезные советы:
- Как организовать совместную работу в 1С:ДО
- Как предупредить коллег о вашем отсутствии
- Как эффективно организовать удаленную работу
- Как эффективно работать дома Технические вопросы:
- Настройка автоматического включения ПК в BIOS
- Настройка звука в системе взаимодействия
- Отключение протокола IPv6
- Чат и видеозвонки. FAQ
В папке Шаблоны файлов – шаблоны для быстрого создания сотрудниками новых файлов в 1С:Документообороте.
В ежедневных отчетах настроены виды рабочего времени:
- мелкие дела,
- обед,
- работа на проекте,
- чтение почты, переписка
В мероприятиях заведен вид Видеоконференция, создана папка Общие мероприятия с полным доступом для всех пользователей.
В проектах создана папка Общие проекты с полным доступом для всех пользователей.
На форуме создан раздел Общие темы и опубликована тема Установка 1С:Предприятия 8 со ссылками на дистрибутивы.
Полномочие Работа с входящими и исходящими документами выдано всем пользователям.
Для эффективного внедрения изменеинй администратору направлены задачи
- Подключиться к сервису взаимодействия 1С:Диалог.
- Создать в чате группы для каждого подразделения и рабочих групп.
- Установить пароль для пользователя «Администратор».
Поддержка удаленной работы в отсутствиях
Теперь в отсутствия можно ввести информацию об удаленной работе. Если вы работаете из дома и хотите сообщить об этом коллегам:
- Создайте отсутствие
- Укажите период
- Выберите причину – Временная удаленная работа
Флаг Работаю удаленно установится автоматически. Он отключит предупреждения об отсутствии для тех, кто будет с вами взаимодействовать.
Далее, для информирования коллег об удаленной работе:
- Если нужно, создайте на основании отсутствия письмо.
- Нажмите Записать и закрыть. Теперь коллеги будут знать, что вы работаете из дома.
Отсутствие «Работаю удаленно» не мешает созданию отсутствий с другими причинами, например, «Больничный» или «Местная командировка».
Информация об отсутствии «Работаю удаленно» не отображается в календаре, адресной книге, почте, карточке пользователя и т. д.
Чтобы не показывать сотрудников на «удаленке» в общем списке отсутствий, установите флажок Скрыть работающих из дома.
Чтобы узнать, кто сегодня работает дома, выберите в отборе Причина – Временная удаленная работа.
Для удобной работы в отделах и группах по команде Еще – Настройки теперь доступна команда Учитывать иерархию подразделений.
В отчетах об отсутствиях:
- Вариант отчета Работающие удаленно – показывает кто сейчас работает удаленно.
- Вариант отчета Дни отсутствия – показывает кто сколько дней работал в обычном режиме / работал удаленно / отсутствовал.
Также добавлен отбор Подразделение – при его использовании в отчет попадут все пользователи выбранного подразделения и его подчиненных.
Виджет «Отстуствия»
На рабочем столе Текущие дела появился виджет Отсутствия.
После обновления виджет появится автоматически, если в программе ведется учет отсутствий. На виджете отображаются отсутствующие сегодня сотрудники с учетом последних отборов в списке Отсутствия: ■ желтый значок – удаленная работа, ■ красный – другие причины отсутствия, ■ без значка – при включенной настройке Скрыть работающих удаленно. Клик на виджет открывает список отсутствий со всеми установленными прежде отборами.
Адаптация ежедневных отчетов под удаленную работу
Для более прозрачного контроля занятости при удаленной работе теперь в ежедневных отчетах по умолчанию вводится не длительность, а время начала и окончания работ.
Описание изменений в предыдущих релизах можно найти здесь
Описание изменений 1С:Документооборот