Компания «Софт-портал проект» завершила внедрение системы «1С:Документооборот КОРП» в ООО «Концессии теплоснабжения» (г. Волгоград). Новая система развернута на 500 рабочих местах в 8 территориально удаленных подразделениях. Работа с документами организована как на стационарных компьютерах, так и с использованием веб-доступа и мобильных приложений. В результате ускорилась обработка входящей корреспонденции, согласование договоров и организационно-распорядительной документации. Документы быстрее доводятся до исполнителей, исполнение контролируется, вопросы по текущим задачам решаются более оперативно, исключена утеря информации и документов в процессе работы. Обеспечено четкое соблюдение сроков обработки обращений потребителей услуг. Деятельность компании стала более скоординированной. Объем бумажного документооборота сокращен на 30%.
ООО «Концессии теплоснабжения» (КТ) создано в 2016 году для реализации инфраструктурного проекта по модернизации системы централизованного теплоснабжения и горячего водоснабжения города Волгограда в рамках концессии. Первоочередной задачей компании является реконструкция сетей теплоснабжения, котельных, ЦТП, создание автоматизированной системы учета и управления, улучшение показателей качества горячего водоснабжения.
ООО «Концессии теплоснабжения» как ресурсоснабжающая организация обеспечивают теплом и горячей водой население, предприятия и учреждения Волгограда. Ежегодно по системе центрального теплоснабжения и горячего водоснабжения города Волгограда распределяется 4,5 млн Гкал тепловой энергии. Теплом и горячей водой обеспечивается 5 000 жилых домов и общежитий, 185 школ-интернатов, 236 образовательных учреждений и 1700 прочих объектов.
Ежемесячно КТ получает более 3 000 входящих писем от потребителей услуг, регулирующих органов и прочих контрагентов, а также формирует около 2 000 исходящих писем. Срок рассмотрения обращений потребителей установлен законодательством, поэтому компании необходимо жестко контролировать своевременность отправки ответов на письма. В процессе обработки корреспонденции и подготовки ответных писем оформляется сопроводительная и техническая документация, договоры и доп. соглашения к договорам, поэтому при подготовке ответов сотрудникам компании необходим оперативный доступ к предыдущей переписке и всем документам, имеющим отношение к контрагенту.
Ранее для работы с корреспонденцией в компании использовалась программа собственной разработки, к которой имели доступ только сотрудники канцелярии. Для сохранения истории взаимодействия с контрагентами приходилось хранить огромное количество бумажных копий писем, сопутствующих документов и договоров. Ручная обработка корреспонденции также была длительной и трудоемкой. Кроме того, формы документов не были унифицированы.
Предприятию требовалась единая для всех подразделений автоматизированная система хранения и обработки документации, которая помогла бы систематизировать документы, ускорить их формирование и согласование, исключить утерю оригиналов, наладить контроль за сроками исполнения.
Кроме того, новая система должна поддерживать возможность обмена данными с использующимися в компании решениями «1С:Управление теплосетью 2», «1С:Бухгалтерия 8«, «1С:Зарплата и управление персоналом 8«, а также содержать удобные инструменты для администрирования персонала с учетом изменений, выполненных в системе кадрового учета.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП«. Работы по внедрению выполнила компания «Софт-портал проект», совместно со специалистами ООО «Концессии теплоснабжения» и АО «Эко-энергия».
За 6 месяцев «1С:Документообророт» был развернут на 500 рабочих местах. В системе работают все офисные работники компании, в том числе с использованием веб-доступа и мобильных приложений.
Ключевые итоги проекта:
- Организована единая для всех подразделений система хранения
документов. В электронный вид переведена работа с входящей и исходящей
корреспонденцией, приказами, распоряжениями, служебными записками,
заявками, договорами, дополнительными соглашениями, спецификациями к
договорам, протоколами разногласий. Автоматизирован учет протокольных
совещаний. Систематизирован учет и схемы обработки документов,
сотрудники могут быстро найти необходимую информацию, переписку,
договоры как в «1С:Документообороте», так и в своей учетной системе —
без привлечения специалистов других служб и отделов. Использование
шаблонов позволило привести документацию к единым стандартам оформления.
Поиск нужного документа в системе «1С:Документооборот КОРП» занимает
теперь минуты, особенно удобна возможность поиска по тексту файлов. - Перевод основного объема документооборота в электронный вид
помог предприятию сократить время на доставку документов в удаленные
подразделения. Входящие запросы потребителей поступают исполнителям
для обработки в течение одного рабочего дня. Сроки выполнения задач
непрерывно контролируются руководителями отделов. Ответные письма
направляются в соответствии с установленными нормативной базой сроками. - Система позволяет в режиме реального времени контролировать
распределение задач, оценивать загруженность и эффективность работы
каждого сотрудника, отдела и подразделения компании. Можно в любой
момент перераспределить задачи и получить отчет по исполнительской
дисциплине. У руководителей компаний и отделов появилась возможность
более рационально планировать работу своих подчиненных и контролировать
сроки выполнения задач. За счет регламентированных маршрутов обработки
документов и контроля исполнительской дисциплины повысилась
производительность работы каждого сотрудника в отдельности и всей
компании в целом. Повысилась ответственность исполнителей. - У руководителей появилась возможность оперативно рассматривать и
согласовывать документы с помощью использования механизмов веб-сервиса
или мобильного приложения. Значительная часть рабочего времени
управленческого персонала освободилась для решения других важных задач
предприятия. - Для каждого сотрудника настроены индивидуальные права доступа к
системе в соответствии с должностными обязанностями. Это не только
упорядочивает работу штатных специалистов с документами, но и исключает
риск несанкционированного доступа посторонних лиц к конфиденциальной
информации.
«Сегодня мы наблюдаем цифровизацию во всех сферах жизни, в том числе в ЖКХ. В этом контексте перевод документооборота в электронный вид — необходимое и своевременное мероприятие, — считает Урал Бигнов, заместитель директора по сбытовой деятельности ООО «Концессии теплоснабжения». — Самое главное, нам удалось системно решить вопрос с учетом и обработкой документов в русле современных тенденций. Лично я крайне доволен функционалом системы и теми возможностями, которые она дает для постановки задач, исполнения, контроля, а также учета, хранения и поиска документов. Я имею мгновенный доступ к любому из писем или документов, как входящих, так и подготовленных моими сотрудниками. Кроме того, как руководитель направления благодаря внедренным программным решениям я вижу работу вверенного мне подразделения в целом, вижу, чем заняты сотрудники, какова загруженность и эффективность каждого из них. Это очень удобно.»
Смотрите также: