Завершено крупнейшее на сегодняшний день внедрение системы «1С:Документооборот 8». С начала 2014 года система используется в группе компаний ОАО «Башкирская электросетевая компания» — ведущем электросетевом предприятии Республики Башкортостан. В настоящее время в единой системе электронного документооборота работает 3000 сотрудников из более чем 60-ти подразделений в составе четырех организаций группы. Новая система обеспечивает быструю и безошибочную обработку более 11000 документов ежемесячно.
ОАО «Башкирская электросетевая компания» — крупная региональная электросетевая компания России, владеющая магистральными и распределительными электрическими сетями общей протяженностью более 88 тыс. км, 589 подстанциями и 22 294 трансформаторными пунктами. Количество абонентов компании постоянно растет и уже превышает 900 тысяч юридических и физических лиц. В компании работает 7500 человек, в т. ч. 3000 пользователей ПК.
Ранее в системе электронного документооборота предприятия работало около 300 сотрудников, в основном — руководители и делопроизводители. В управляющей компании и филиалах использовались разные базы данных этой системы. В некоторых подразделениях имела место «локальная» автоматизация документооборота с помощью других программ. Многие сотрудники для работы с документами использовали электронную почту и бумажные носители. Это затрудняло обмен данными между участниками рабочего процесса.
Компании была необходима единая система электронного документооборота, которая помогла бы улучшить взаимодействие между подразделениями, сократить время на формирование и согласование документов, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников. Кроме того, эта система должна была поддерживать возможность обмена данными с использующимися в компании ERP-системами на платформе «1С:Предприятие 8».
Для решения поставленных задач была выбрана система 1С:Документооборот 8 КОРП. Партнером по внедрению стала Группа компаний «Софт-портал».
В ходе проекта был создан удобный классификатор документов, а также правила заполнения и обработки каждого вида электронных документов.
Разработаны механизмы и маршруты согласования договоров и служебных записок, автоматически подстраивающиеся в зависимости от вида и содержания этих документов. Настроено разграничение прав доступа к документам в системе в соответствии с функциями и статусами сотрудников.
Для обеспечения необходимого уровня конфиденциальности создан механизм хранения и обработки отдельных пунктов поручений и выписок из протоколов различных Советов и Комитетов холдинга, который позволяет давать сотрудникам доступ не ко всей информации протокола, а выборочно — только к тем пунктам, которые содержат задачи, поставленные этим сотрудникам.
Единая технологическая платформа решения «1С:Документооборот 8» и ERP-систем на базе «1С:Предприятия 8», использующихся в компании, позволила выполнить бесшовную интеграцию смежных бизнес-процессов. Из ERP-систем 1С в «1С:Документооборот» передаются данные, необходимые для оперативного оформления сделок с контрагентами. А из «1С:Документооборота 8» в ERP-системы 1С возвращаются данные по согласованным и заключенным сделкам для дальнейшей обработки и контроля.
Ключевые итоги проекта:
- Документооборот предприятия теперь ведется по единым корпоративным стандартам в единой системе. Унифицированы процедуры формирования, обработки и согласования документов. Благодаря настроенным правилам доступа, а также правилам работы с документами пользователь лишен возможности совершить не регламентные действия. Систематизированы виды договоров и дополнительных соглашений. Внедрена единая система нумерации договоров холдинга с учетом сложной филиальной структуры. Теперь любой договор вместе с отсканированным оригиналом можно найти в базе за считанные секунды.
- Система документооборота интегрирована с ERP-системой. Информация о закупках, по которым нужно заключить договора, передается в систему электронного документооборота автоматически в виде проекта договора. В результате ускорилось оформление и закрытие сделок с поставщиками, появилась возможность более оперативно заключать договора и проводить срочные закупки.
- Для всех сотрудников установлены единые нормы времени выполнения тех или иных операций с документами. Руководство в онлайн-режиме получает статистику выполнения задач по сотрудникам. При этом всегда можно отследить сроки и объемы выполненных работ. Это помогло усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников и обеспечило своевременное выполнение поручений руководства.
- Организовано безопасное хранение и обработка конфиденциальных пунктов поручений и выписок из протоколов совещаний Комитетов и Совета директоров группы компаний. Настроено строгое разграничение прав доступа сотрудников к работе с этими данными. Это помогло обеспечить высокий уровень конфиденциальности данных для исполнителей отдельных пунктов поручений.
В результате была создана централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов, в которой в настоящее время работают все офисные сотрудники и руководство холдинга. Всего автоматизировано 3000 рабочих мест в одной информационной базе.
В настоящее время планируется дальнейшее развитие системы. В частности, на основании данных о ходе выполнения процессов в «1С:Документооборот 8 КОРП» будет создана система оценки исполнительской дисциплины и эффективности использования рабочего времени специалистов. Это поможет компании более точно и объективно рассчитывать KPI сотрудников, а также использовать данные об эффективности выполнения тех или иных процессов для принятия управленческих решений.
Член Правления — Директор по организационному развитию и информационным технологиям ОАО «Башкирская электросетевая компания» Юрий Владимирович Горбачев отметил: «Внедрение системы «1С:Документооборот 8″ позволило автоматизировать бизнес-процессы стандартного документооборота по единым правилам, повысить исполнительскую дисциплину и снизить эксплуатационные издержки. Помимо этого, внедрение данной системы заложило фундамент дальнейшей автоматизации документооборота в других бизнес-процессах группы компаний».
SELA прошла путь от небольших магазинов ассортимента для всей семьи, до общенационального бренда модной одежды. Они были первыми, кто реализовал на российском рынке собственную концепцию фирменной розничной торговли, основанную на четком описании всех бизнес-процессов и стандартов. В последующем, их опыт был заимствован многими fashion-компаниями на территории России.
Смотрите также: